Em tempos de inovação a necessidade da automação de processos, especialmente os operacionais, são imprescindíveis para o ganho do tempo com otimização de recursos e resultados a curto prazo. O conceito da automação é exatamente este, tornar algo operacional em automático um processo antes executado manualmente, fazendo uso de tecnologia e da integração (API) de sistemas e dados. Para a empresa a automação é praticamente uma obrigação, pois gera a ela competitividade no mercado, eficiência nos resultados e valor agregado ao cliente.
No entanto, este processo requer um mapeamento ou um redescobrimento das etapas internas de trabalho que chamamos de workflow essencial para o entendimento do todo e identificar as que são consideradas operacionais para que estas sejam automatizadas. Uma parte interessante deste contexto é que a automação trouxe gatilhos para estas etapas e que não é possível passar para a próxima se não concluir a anterior, quase uma gamificação. Caso contrário, o resultado poderia estar comprometido se todo o processo não estiver devidamente concluído.
Acredito que o que mais enxergamos nas empresas são softwares distintos fazendo coisas diferentes e que nunca se encontram, gerando retrabalho de dados e um banco de dados duplicado. Vamos imaginar o seguinte cenário. A empresa tem e-commerce com estoque de produtos independente do estoque do sistema principal, olha o caos. A simples venda de um produto no e-commerce pode gerar uma dor de cabeça terrível, pois poderei ter o produto no estoque da plataforma de e-commerce e não ter o mesmo produto no estoque do sistema principal (ERP). Esta falha se deve a falta de integração entre dois sistemas, feita comumente por um API, ou seja, Application Programming Interface responsável como uma interface de programação de aplicação entre dois sistemas diferentes. Com o API adequado, já resolvemos este problema de estoque, não é mesmo?
Outra automação muito comum é o simples envio de contrato, por exemplo. Hoje as plataformas programáveis entendem que se não houver todos os dados básicos para a elaboração do contrato, o sistema não irá gerar o contrato por falta destas informações. Caso as informações estejam disponíveis, este entende que é hora de mandar para o cliente o contrato pronto, padronizado e com os dados corretos. A assinatura, não poderia ser diferente, digital. Com o input do contrato assinado, já recebemos um e-mail ou um alerta no sistema com o aviso que está tudo ok, não é uma maravilha?
Então, para uma instituição performática, com objetivo de definir estratégias consistentes e rápidas, a automação é o melhor caminho a ser percorrido. Se não sabe como começar, uma Assessoria Empresarial seria ótima para o diagnóstico e levantamento e o resultado seria entregue para o programador da automação para o entendimento dos processos. O envolvimento com a equipe também é essencial para este caminho. Lembre-se, otimização gera resultados!
André Bartsch
